Por qué los distribuidores confían en inSitu Sales para el seguimiento de inventario
¿Qué es el seguimiento de inventario?
El seguimiento de inventario cubre una variedad de software de monitoreo diseñado para proporcionar a los distribuidores mediciones precisas dedicadas a garantizar que el suministro de existencias disponibles en el ciclo de ventas sea siempre igual a la demanda. Un sistema de gestión de inventario siempre está presente y desempeña un papel activo durante el pedido, el almacenamiento, el cumplimiento y, finalmente, la entrega. Especialmente para los distribuidores mayoristas, el inventario es un gasto enorme que requiere inversiones constantes para mantener el flujo de pedidos, además de ser la operación más grande que la simplificación puede tener el mayor impacto en la maximización de la eficiencia de ventas (tiempo para ordenar) y márgenes de beneficio.
¿Por qué los distribuidores deberían repensar cómo administran el inventario?
La distribución mayorista en su conjunto es una industria de ritmo acelerado, pero ahora más que nunca debido al aumento de las innovaciones tecnológicas y la competencia global causada por Covid-19, así como la ola de preocupaciones económicas recientes. Infosys, una empresa de consultoría tecnológica, realizó un encuesta para medir los impactos y cambios para los distribuidores en las operaciones de la cadena de suministro. Cuando se le pidió que clasificara las tres áreas principales a fortalecer para prevenir futuras interrupciones después de la pandemia, 39% de ejecutivos de distribución enumerados Gestión de los inventarios como una preocupación central empatado para #2.
Derek Gittoes, vicepresidente de estrategia de productos de gestión de la cadena de suministro en Oracle (otra autoridad de la industria) escribió un artículo discutiendo sus pronósticos para las tendencias aceleradas más vitales que se espera que los distribuidores implementen para mantenerse al día con las mejores prácticas. De las cuatro especializaciones citadas, dos estaban directamente relacionadas con el seguimiento de inventario; Transporte y Logística, y Gestión de Almacenes.
Consecuencias potenciales de un sistema de gestión de inventario deficiente
Un estudio más profundo del APQC (American Product & Quality Center) encontró que cuando ocurren problemas disruptivos con el seguimiento del inventario, 49% del tiempo llevará al menos una semana o más antes de identificar correctamente los problemas con el producto o el almacén. Estos son retrasos costosos que podrían dañar las relaciones con los clientes o dañar la confianza en la capacidad de un distribuidor para entregar de manera confiable y mantener un programa de proveedores establecido.
Algunos de los mayores problemas son:
- Insuficiencia de existencias – Cuando un distribuidor no puede cumplir con la solicitud de un comprador debido a la falta de inventario suficiente. Podría decirse que es el peor problema al que se puede enfrentar un ciclo de ventas, ya que presenta un escenario costoso en el que debe recuperar un comprador a pesar de los retrasos en la reposición de existencias. inSitu Sales permite a los usuarios crear múltiples almacenes y asignar representantes con solo unos pocos clics, por lo que las entregas siempre tienen un rastro claro en papel, se transportan exactamente cuando deben ser y, una vez que se sincroniza el ERP, mantendrán actualizaciones automáticas para mantener el stock disponible preciso.
- Exceso de existencias – Por el contrario, también es un problema costoso retener inventario adicional no contabilizado que no se necesitaba para una venta. Debido a las fluctuaciones en la vida útil específica del producto o las tendencias de los compradores populares que dictan la demanda oportuna, el stock ya tiene una fecha de vencimiento suave. La otra preocupación es que mantenerlo significa ocupar un valioso espacio de almacenamiento que podría haberse destinado a otros productos o que se interpondrá en el camino de las operaciones. Afortunadamente, al usar inSitu Sales, la sincronización automática de nuestra aplicación significa creando un pedido
- Pérdida de análisis de pronóstico: Una de las funciones de fondo más importantes del seguimiento de inventario es permitir que su software recopile análisis de ventas para que, con el tiempo, pueda comenzar a predecir tendencias en las compras para crear pronósticos. Los distribuidores deben tener las herramientas que necesitan para aprovechar adecuadamente los datos históricos y tomar decisiones informadas para el futuro si quieren seguir siendo una presencia competitiva en el mercado. Ofrecemos Análisis avanzado de ventas como otra licencia potencial que puede usar con su aplicación. Sin embargo, a diferencia de la aplicación, los usuarios solo necesitan 1 licencia para su empresa y será efectivo para su uso en los datos de todo el equipo.
Cómo inSitu Sales mejora el control de inventario
Sincronización con las principales integraciones de inventario
Insitu Sales permite a las empresas sincronizar instantáneamente con ShipStation y/o Fishbowl para lograr un proceso de cumplimiento y envío de pedidos más eficaz. Esta sincronización confirmará que los pedidos no se realizarán sin el inventario adecuado para completarlos y brindará a los gerentes opciones para volver a realizar pedidos automáticamente cuando el inventario sea bajo. Cuando el stock disponible llega a cierto punto, el nuevo inventario se reordenará automáticamente sin necesidad de una acción manual. Fishbowl utiliza una tarifa de suscripción de tarifa plana única negociable (mejor para los distribuidores que buscan establecer una decisión permanente con un proceso ya construido), y ShipStation ofrece suscripciones mensuales tan bajas como $9.99/mes.
Una vez sincronizado, seleccione qué almacén le gustaría usar para los pedidos, luego inicie sesión en su cuenta en el software seleccionado para manejar:
- Cosecha – La aplicación ayuda a su almacén a ubicar fácilmente los productos para cumplir con el pedido y determinar el stock total disponible. Si bien los puntos de reorden deberían evitar problemas con la cantidad, la confirmación de recolección brinda más confianza en la creación de un rastro a prueba de interrupciones.
- Embalaje – Reciba información sobre las diversas opciones disponibles sobre cómo su almacén puede empacar los pedidos y ayuda a organizar múltiples pedidos o kits.
- Transporte – Para distribuidores sin su propio sistema de entrega, ambos software integran pedidos directamente con USPS, FedEx y UPS, y envían un aviso cuando los paquetes están listos para ser recogidos.
Marcas de tiempo y actualizaciones para representantes de ventas y conductores
Nuestro tablero permite a los administradores en el portal web asignar almacenes y listas de inventario a representantes de ventas y conductores específicos para obtener una descripción general más directa con los registros. Una vez que los representantes registran su entrada en la aplicación y notan que el cronómetro se ha iniciado, están listos para comenzar su ruta, sabiendo que periódicamente se realizarán sincronizaciones automáticas a lo largo del día entre la aplicación y su ERP/software de contabilidad. Cada parada que hacen tiene una marca de tiempo y refleja una actualización del inventario disponible para los pedidos que aún tienen en su camión o camioneta. Este proceso permite a los gerentes hacer coincidir los productos con los pedidos manejados y señalar dónde ocurrió una interrupción si los números no coinciden en consecuencia. El otro beneficio de tener marcas de tiempo en las rutas es tener un conocimiento directo de dónde estarán los representantes y el inventario en momentos específicos, cuándo se debe completar una ruta y poder saber si ocurrieron complicaciones entre paradas si ocurre alguna ralentización.
Próximamente: Nueva aplicación de inventario inSitu
Para reducir aún más los pasos que nuestros usuarios deberán tomar para manejar de manera segura los procesos de almacén y confirmar el envío de inventario, inSitu Sales está lanzando una próxima aplicación llamada inSitu Inventory. Esta aplicación será una herramienta directa para optimizar los procesos de los recolectores que completan los pedidos e informan dentro de los almacenes. Esta será una opción para los distribuidores que actualmente no dependen de ShipStation o Fishbowl, pero que aún desean mejorar la organización del producto, reducir las interrupciones e impulsar un cumplimiento más rápido de las ventas.