Consejos para maximizar las ganancias con el software de gestión de pedidos
¿Qué es el proceso de gestión de pedidos?
Un proceso de gestión de pedidos describe cada paso que una empresa debe tener en cuenta para cumplir con éxito un pedido de ventas, desde realizar el pedido hasta enviarlo. A medida que aumenta la competencia dentro de las compras B2B, los compradores buscan constantemente envíos rápidos, convenientes y sin errores como un factor decisivo para determinar si una empresa está bien posicionada para sus necesidades. Impulsado por una necesidad repentina de automatizar y reducir la intervención humana, incluso los errores más pequeños dentro de un OMS (sistema de gestión de pedidos) pueden descalificar por completo a las empresas para que sean reconocidas por un ajuste potencial al mercado.
Revisión del ciclo de vida del pedido
El ciclo de vida del pedido se puede ver en 8 pasos diferentes:
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- Tiendas de compradores potenciales
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- El comprador hace un pedido
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- Se procesa el pedido
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- Pedido pendiente de aprobación
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- La solicitud de pedido se compara con el inventario disponible
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- La solicitud de pedido se envía a un almacén coincidente capaz de cumplir
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- El procesamiento de pagos asegura que se reciba el pago apropiado
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- Los productos con etiquetas coincidentes se envían
Los objetivos clave para la gestión de pedidos
Al ayudar a los procesos mencionados anteriormente, la gestión de pedidos espera lograr 4 objetivos principales:
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- Mejorar el servicio al cliente – En la mayoría de los casos, los compradores no darán a los distribuidores múltiples oportunidades para que un pedido de venta se realice con éxito y no tolerarán ninguna ralentización que afecte a sus propias operaciones. La satisfacción del cliente es notoriamente difícil de medir debido a que depende de las respuestas voluntarias que a menudo se ignoran, pero a veces, si NO tiene noticias de los clientes (y siempre que las ventas no estén cayendo), significa que está haciendo las cosas bien. Menos pasos por parte de los compradores combinados con un proceso transparente y fácil de rastrear significa menos preguntas y respuestas fácilmente disponibles cuando sea necesario.
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- Minimice el tiempo perdido entre el cumplimiento de pedidos – Las ralentizaciones y las interrupciones se citan como uno de los principales problemas en el mercado B2B, y las empresas que cuentan con un sistema confiable están en una posición perfecta para capitalizar. La pérdida de tiempo suele deberse a problemas con el seguimiento del inventario (falta de inventario disponible o sistema de recogida y embalaje insuficiente para la gestión del almacén) o el procesamiento de pagos en las facturas. ¡Estas son dos áreas en las que nos especializamos y en las que estamos enfocando aún más nuestro crecimiento en el futuro!
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- Adáptese al manejo de un mayor número de pedidos – Los distribuidores que necesitan gestión de pedidos encajan en dos campos en términos de acercarse a la alta demanda de ventas. (1. Reconocen que simplemente no tienen los recursos necesarios que necesitarían para dar cuenta del inventario, la facturación, el embalaje y el envío, y por lo tanto ponen una capacidad máxima en los pedidos salientes. (2. No han alcanzado los números resultantes de una afluencia de demanda todavía, y no han sido capaces de darse cuenta de lo rápido que abrumará a su equipo y posiblemente dañará las relaciones. Una vez sincronizado con el software de gestión adecuado, si hay problemas en cualquier etapa, los gerentes de ventas pueden usar la información proporcionado para reducir dónde ocurrió el contratiempo y en qué nuevos activos o equipos se debe invertir para alojamiento futuro.
- Implementar con éxito la automatización – El camino para aumentar los márgenes de beneficio, escalar la distribución y abrir ventanas para la innovación gira en torno a lograr la automatización. Las órdenes de venta tienen muchas etapas antes de completarse, pero tener varias manos a lo largo de su progresión es una pérdida de tiempo y dinero valiosos. Los representantes de ventas, en particular, se utilizan mejor cuando están adquiriendo nuevos clientes potenciales y desarrollando la canalización, sin abordar la entrada de datos monótona. La automatización reduce drásticamente la cantidad de puntos de contacto requeridos, elimina cualquier margen de error, libera mano de obra valiosa para trabajos de mayor nivel y establece un cronograma de rutina.
Cómo mejorar la gestión de pedidos de venta con inSitu Sales
inSitu Sales puede ser una opción excelente y rentable para los distribuidores de cualquier nivel, incluidos aquellos que no tenían un sistema completo de gestión de pedidos, pagaron un costoso software ERP/contabilidad con una integración imperfecta o buscan comenzar de nuevo y construir afuera. Nuestro software de órdenes de venta se basa en priorizar el valor agregado que los distribuidores pueden ofrecer a los clientes para obtener una ventaja competitiva, al tiempo que se toman precauciones para garantizar que nuestro software se pueda personalizar para que funcione para empresas con nichos más específicos, como una verdadera solución para todos.
Funciones arraigadas en la accesibilidad
La gestión eficiente de los pedidos no tiene que ser demasiado elaborada ni requerir "licencias de software premium" exorbitantemente caras con características que su empresa probablemente nunca necesitará o usará. Comenzamos con la comprensión de las funciones más importantes para nuestros usuarios, establecemos puntos de precios justos por debajo de las tarifas de nuestros competidores y continuamos desarrollando y realizando cambios en función de las necesidades cambiantes de nuestros usuarios. Los usuarios están sujetos al costo de suscripción con el que se unieron originalmente, y las actualizaciones para incorporar nuevas características y funcionalidades suelen ser gratuitas para alentar a las empresas a continuar confiando en nosotros como un camino sostenible hacia la expansión.
Dos de las funciones más inmediatas de las que se pueden beneficiar los representantes de ventas son la posibilidad de establecer pedidos pendientes de aprobación y crear listas de clientes únicas para asignar catálogos segmentados, formularios de reorden y favoritos. Requerir aprobación brinda a los representantes la conveniencia de revisar los pedidos desde cualquier lugar para una aceptación más rápida y un mayor control sobre el flujo cambiante del inventario durante un período de ventas, mientras que las listas de clientes pueden hacer de todo, desde sugerir posibles ventas adicionales hasta crear puntos de reorden más rápidos. Ambos dan como resultado fomentar una mayor satisfacción del cliente y optimizar el flujo de pedidos para una respuesta más rápida. Para obtener más información sobre cómo se rastrea el inventario una vez que los conductores lo recogen, o cómo se monitorean automáticamente los niveles de existencias disponibles, consulte nuestro blog anterior de la semana pasada. software de seguimiento de inventario.
Cualquier software responsable del manejo de pedidos de ventas también debe proporcionar una progresión que los gerentes puedan rastrear fácilmente, con confirmación y recibos en cada fase del ciclo, además de garantizar que los pedidos no se olviden una vez ingresados en la canalización. El procesamiento de pagos integrado brinda a los clientes opciones para cumplir con las facturas de la manera más beneficiosa posible, y todos pueden rastrearse juntos (esto incluye incluso a los clientes que optaron por pagar con pago parcial en fases). Los representantes pueden ver su Historial en la aplicación móvil y ver qué facturas aún deben pagarse, y cómo fueron pagados, si no con tarjeta. Los pedidos pendientes permanecerán visibles en el portal web, y en los informes generados; asi los equipos de ventas no perderán tiempo tratando de rastrear diferentes métodos de pago en un solo panel. Liberar este tiempo es conveniente para los representantes que necesitan pasar a nuevos pedidos y para los clientes que podrían cuestionar transacciones futuras si se cuestionan sus pagos anteriores.
Integraciones para el cumplimiento de pedidos
El cumplimiento de pedidos es un conjunto de características que describen las etapas por las que pasa el inventario en los almacenes para prepararse para el envío. Normalmente, estos caen bajo la categoría general de WMS (sistemas de gestión de almacenes), así como algunos software ERP/contabilidad. El problema con este enfoque es que el WMS promedio carece de la utilidad de ventas directas de las aplicaciones destinadas a los representantes y comienza a un precio drásticamente más alto, incluso con la mayoría de los WMS iniciales que cuestan $1,000 por mes. Esto por sí solo lo descalifica como una solución viable de talla única para el mercado de distribución, pero desafortunadamente, incluso las empresas más pequeñas deben confiar en alguna forma de WMS para ejecutar los pedidos a través de los almacenes. Por estas razones, la opción más popular es utilizar las funciones de cumplimiento de pedidos que se incluyen con ERP líderes como QuickBooks, Fishbowl, ShipStation, Oracle, Netsuite, Zoho, etc.
Una vez que decida sincronizar su software de representante de ventas y ERP, las empresas deben planificar el tiempo para investigar cuidadosamente cómo otros usuarios han calificado las integraciones establecidas. Incluso con los principales proveedores de software, deberá confirmar que las funciones específicas y los campos de datos a los que espera acceder son compatibles y que los revisores lo han aceptado como satisfactorio en su estado actual. Tener la integración en la lista como una opción no garantiza una transferencia fluida, y si un proveedor informa que lo está mejorando o desarrollándolo más, generalmente es más seguro pasar a una plataforma más garantizada con su inversión en lugar de pagar Primero, recuerde que en una amplia mayoría de los casos, costos de integración de su ERP no son se reflejan en los precios y las cotizaciones iniciales, y generalmente se agregan como un cargo en el último paso. Desafortunadamente, las tarifas para esta adición relativamente simple pueden ser sorprendentemente costosas según el ERP y el uso previsto de la aplicación. Si la estimación informada de los costos de integración parece baja, asegúrese de preguntar acerca de los costos de 'configuración/inicio únicos', ya que ese es otro escondite popular para grandes inversiones iniciales.
Reflejando nuestro enfoque a otros aspectos del negocio, inSitu Sales no cobra costes de integración ni de configuración (con la excepción de SAP B1 que cuesta una tarifa única de $500). se integra con la mayoría de los principales software de contabilidad y puede aceptar solicitudes de soporte para agregar otras nuevas según sea necesario en una cotización personalizada, pero aquí están los 3 principales que admitimos actualmente y que se recomiendan debido a su capacidad para priorizar el cumplimiento de pedidos.
Fishbowl and ShipStation
Para ayudar a los almacenes con el cumplimiento de pedidos, inSitu Sales se asocia con Fishbowl y ShipStation para manejar todo, desde importar el pedido a su almacén hasta ayudar a los trabajadores a seleccionar el inventario, imprimir las etiquetas de envío configuradas automáticamente con la información del producto y, finalmente, enviar el aviso de recolección por FedEx, USPS, UPS o DHL. Si bien las características admitidas de las integraciones no permitirán lograr la automatización, presentan la mejor opción para reducir los puntos de contacto requeridos por pedido y optimizar la cantidad de tiempo que los trabajadores deberán dedicar al cumplimiento. Cuando ambos factores se tienen en cuenta juntos, cualquiera de las dos integraciones, cuando se sincroniza con inSitu Sales, es capaz de proporcionar el nivel de gestión de pedidos de ventas necesario para gestionar un mayor número de pedidos y, al mismo tiempo, minimizar los gastos generales necesarios para el alojamiento.
Ambas integraciones tienen un precio razonable y deberían ser una opción accesible para la mayoría de las empresas; sin embargo, recomendaríamos ShipStation como una mejor opción para las pequeñas y medianas empresas con un presupuesto más estricto. A partir de solo $9/mes, no hay razón para no intentar implementarlos en la estructura de su negocio. Para los usuarios de QuickBooks con un inventario más grande para monitorear, Fishbowl sería la mejor opción debido a su integración directa como uno de los principales software de inventario disponible en QuickBooks. Para ese nivel de actividad y transacciones frecuentes, es mucho más seguro simplemente importar su inventario de Fishbowl a la aplicación inSitu Sales. Hacer esto también permitiría a los usuarios seguir beneficiándose de las muchas funciones adicionales disponibles en Fishbowl Inventory que actualmente no son compatibles con las opciones de inventario en inSitu Sales..